C’est depuis le 30 mars 2017 que les entreprises peuvent désormais conserver leurs factures papier sous forme électronique durant le délai fiscal de 6 ans.

C’était attendu : c’est désormais permis. Les entreprises peuvent garder leurs factures papiers sous forme numérique depuis le 30 mars 2017. Les livres, les registres, les documents comptables ou encore les pièces justificatives des opérations réalisées par les entreprises doivent normalement être conservés pendant 6 ans. Pourquoi ? En cas de contrôle de l’administration fiscale.

Les factures émises et reçues par les entreprises doivent normalement être gardées sous leur forme d’origine. Mais une tolérance existe néanmoins pour les factures électroniques. Celles-ci doivent donc être conservées sur un support informatique pendant 3 ans. Puis, l’entreprise choisira pour les trois années suivantes le support de son choix pour les garder.

Si les factures papier ne bénéficiaient d’aucune dérogation, c’est désormais le cas. En effet, depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent conserver les factures papier sous une forme électronique. Le tout pendant le délai fiscal de 6 ans. Pour les entreprises, les factures papier peuvent donc être numérisées dès leur émission. Une bonne nouvelle.

Modalités de numérisation

Pour pouvoir utiliser cette numérisation, les entreprises doivent respecter certaines règles qui ont été fixées par arrêté. Elles doivent notamment garantir la reproduction des factures à l’identique, en tant que copie conforme à l’original en image et en contenu. Mais mais elles doivent aussi reproduire les couleurs à l’identique si une mise en place d’un code couleur est décidée. Ce qui veut dire qu’aucun dispositif de traitement de l’image est possible. La numérisation devra être de bonne qualité et ne rien perdre de l’original même si le fichier est compressé.

Enfin, l’arrêté indique que le fichier à numériser doit être conservé sous format PDF (ou PDF A/3) mais aussi être horodaté.